L’ANGOLO DELLA COMPLIANCE PER LE IMPRESE E PER GLI INTERMEDIARI
Autore: Enzo Furgiuele
ASSINEWS 382 – Febbraio 2026
Cerco sempre di non citare leggi e regolamenti nei miei articoli, ma questa volta ritengo importante menzionare due norme in quanto, proprio da queste, si evincono e si sviluppano le modalità di comportamento che gli intermediari devono adottare per mettere in sicurezza la loro agenzia.
Mi riferisco in particolare agli agenti, pur avendo i broker gli stessi obblighi, ancorché semplificati dal fatto di dover rispondere all’Autority di settore, ma non ad una o più imprese mandanti. Ecco, dunque, le due norme da cui iniziare per organizzare l’agenzia in sicurezza:
- L’articolo 324 del Codice delle assicurazioni (Cap) presenta l’elenco dettagliato di una trentina di articoli del codice stesso la cui inosservanza, nell’ambito dell’attività di distribuzione assicurativa, comporta di essere soggetti ad un procedimento sanzionatorio che si può concludere con una sanzione disciplinare o pecuniaria.
- L’Articolo 11 del Regolamento 39/2018 precisa invece che l’Ivass “procede alla contestazione degli addebiti quando le infrazioni rivestono carattere rilevante (omissis) a causa dell’inadeguatezza dei presidi organizzativi e di controllo adottati per assicurare il rispetto della normativa” Da ciò discende la necessità per l’intermediario di predisporre un sistema interno di procedure e di processi che possano garantire l’effettiva osservanza normativa.
Il presidio organizzativo dell’intermediario
L’organizzazione della struttura di distribuzione assicurativa è la pre- condizione per evitare rischi sistemici di inadempimenti regolamentari e di condotte scorrette nei confronti dei clienti. Il Presidio organizzativo, così come lo definisce l’Ivass, non è altro che un sistema di controllo di gestione strutturato in due fasi:
- Definizione di procedure scritte funzionali al rispetto delle norme: indicano passo per passo come gli addetti dell’agenzia si devono comportare per essere conformi alle regole della distribuzione assicurativa.
- Attività di audit (controllo) per verificare il rispetto delle procedure da parte di tutti gli operatori, interni ed esterni all’agenzia.
Lo scopo è di prevenire l’insorgere di rischi operativi e di conformità attraverso il monitoraggio costante dell’attività di distribuzione per poter intervenire tempestivamente in caso di anomalie.
A valle dei presidi e ad essi conseguenti, è necessario assegnare agli addetti ruoli e responsabilità in funzione della dimensione dell’attività, della complessità dei contratti distribuiti e del numero delle persone operative commercialmente.
Perché è importante organizzare il presidio
Il presidio organizzativo è lo strumento che permette all’intermediario di dimostrare, nell’ambito di una verifica, che una (sempre) possibile violazione normativa può essere la conseguenza di un errore umano anziché di un comportamento omissivo.
In altre parole: se l’intermediario ha realizzato un presidio adeguato, un comportamento non conforme alle norme viene considerato come non rilevante e di conseguenza “l’Ivass non procede alla contestazione degli addebiti (Principio della rilevanza della violazione)”.
Inoltre, un’agenzia di assicurazione munita di adeguati presidi organizzativi realizza contestualmente anche l’obiettivo di razionalizzare procedure e processi interni ed esterni, cosa che conferisce una forte motivazione lavorativa a tutti i dipendenti e ai collaboratori e un notevole risparmio gestionale, liberando tempo per l’attività commerciale e lo sviluppo.
L’insieme di regole, ruoli, procedure e controlli su cui è articolato il presidio garantisce correttezza verso i clienti, rispetto delle normative, governo del rischio di non conformità.
Come si realizza il presidio organizzativo?
Per realizzare il presidio è necessario preliminarmente individuare chi fa cosa.
L’Ivass, in caso di verifiche in presenza o a distanza, può richiedere di verificare se i singoli ruoli degli addetti sono stati formalizzati, in particolare per quanto riguarda la compliance, la privacy, i reclami, l’antiriciclaggio, la formazione e l’aggiornamento professionale. Una delle prime cose che richiedono di esaminare gli ispettori dell’Ivass, in caso di verifica, è l’organigramma funzionale, che è il documento in cui sono dettagliati i ruoli di tutti gli addetti.
Una persona può assumere anche più ruoli, ma devono essere scritti e tracciabili. Dopo avere definito i ruoli dei diversi addetti è necessario scrivere le procedure, che sono la parte essenziale del presidio.
Una procedura o più procedure per ciascun processo di agenzia, possibilmente in forma schematica: le persone apprendono più facilmente le regole da seguire se sono presentate in forma grafica, di facile lettura.
Infine, gli allegati che affiancano le procedure per permettere a tutti gli addetti dell’agenzia di utilizzare sempre in modo univoco uno stesso modello nell’ambito di un processo aperto a diversi operatori, sia interni che esterni.
La mappa del presidio
Seguendo il percorso indicato nell’articolo 324 del Cap possiamo creare una mappa dei presidi di agenzia immaginando di realizzare tante procedure quante sono le norme da rispettare elencate nell’articolo stesso.
Nella tavola a fianco sono elencate le macroaree dell’attività di distribuzione assicurativa di una agenzia. Per ciascuna di esse le procedure operative possono essere diverse. Nel Cap e nei regolamenti Ivass troviamo le regole di comportamento dell’intermediario utili a predisporre:
- le procedure scritte per eseguire i processi in modalità conforme alla normativa
- l’attività di audit, che esercitata in modalità random, cioè casuale, verifica che la procedura sia effettivamente seguita.
Le procedure del Presidio
Se esaminiamo – ad esempio – una delle attività indicate nella mappa, quella relativa alla “Iscrizione al registro” si può rilevare che le relative procedure sono diverse, in relazione al soggetto da iscrivere al Rui (dipendente o collaboratore), ad una sua eventuale precedente iscrizione da parte di un altro intermediario, al suo ruolo professionale, alla sua forma giuridica (persona fisica o società), alla modalità di distribuzione (interna o esterna ai locali dell’agenzia).
Da ciò nasce l’esigenza di predisporre un certo numero di procedure in funzione (in questo caso) degli elementi variabili, secondo uno schema plurimo come indicato nella precedente figura.
Ciascuna procedura, simile, ma non uguale alle altre, deve presentare gli elementi specifici che evidenziano le informazioni variabili da inserire nella fase di accesso al Registro elettronico che devono essere comunicate all’IVASS sotto la responsabilità dell’agente. Si devono inoltre predisporre i modelli necessari per il completamento di ciascuna procedura.
Per iscrivere al Rui un collaboratore è infatti necessario farsi rilasciare una autocertificazione relativa agli “stretti legami”, al “possesso di un titolo di studio” di scuola media superiore e quella relativa al “requisito di onorabilità” in eventuale sostituzione del certificato penale e di quello dei carichi pendenti.
Conclusione
Il lettore che è arrivato fino a questo punto nella lettura dell’articolo starà pensando che l’organizzazione di un sistema di presidio è difficile e dispendiosa, magari riservata alle grandi strutture di distribuzione.
Ritengo personalmente che la realizzazione dei presidi, pur essendo impegnativa, sia alla portata di ogni organizzazione, anche se di non grandi dimensioni. Si tratta di un passaggio importante dal punto di vista professionale e imprenditoriale che, oltre a mettere in sicurezza l’agenzia, permette nel tempo di risparmiare in ragione della conseguente razionalizzazione del lavoro.
Gli adempimenti normativi a carico degli intermediari sono molti e complessi. I presidi possono però semplificare i processi gestionali, rendendo l’obbligo di conformità la conseguenza operativa di una migliore organizzazione.
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