Registrazione di un titolo sul giornale di cassa

IL VOSTRO QUESITO

Il mio quesito riguarda i rilievi che stanno attualmente facendo le compagnie alle proprie agenzie in fase di ispezione amministrativa in merito alla corrispondenza della registrazione del titolo e versamento del relativo premio. Le compagnie ad oggi non permettono, stante la capienza del conto “dedicato”, di dare copertura ad un titolo (di qualsiasi ramo), senza aver contemporaneamente versato il relativo premio sul conto corrente. Questo rilievo è incompatibile con il fatto che un cliente, al quale viene inviato un titolo anche tramite e-mail, possa fare il pagamento (magari tramite bonifico) alcuni giorni dopo. In questo caso specifico il pagamento non risulterà nella stessa data della messa in copertura del titolo stesso. Quesito: sono corretti questi rilievi?

L’ESPERTO RISPONDE

L’operato delle compagnie descritto nel quesito ci sembra corretto.

Infatti, al momento della registrazione di un titolo (polizza, quietanza, appendice) sul giornale di cassa dell’impresa l’agenzia deve versare l’importo corrispondente sul conto separato.

La registrazione di un titolo sul giornale di cassa infatti genera un debito dell’agenzia nei confronti della compagnia, che deve trovare una contropartita di eguale importo sul conto premi.

Fanno eccezione a quanto sopra alcune imprese che concedono alle loro agenzie, attraverso una apposita procedura direzionale, di effettuare registrazioni di incasso in un “conto anticipi”, per garantire la copertura al rischio assicurato cui seguirà successivamente il pagamento da parte del contraente.

In assenza di tale procedura, qualora si renda necessario dare copertura ad un rischio in assenza del pagamento del cliente, qualunque sia la motivazione, è necessario che l’agente anticipi il premio con le seguenti modalità:

• Registrazione del titolo sul giornale di cassa della compagnia
• Versamento – a cura ed onere dell’agente – dell’importo del titolo sul conto separato con contanti, assegno o bonifico bancario avendo cura di osservare le tassative disposizioni di cui all’articolo 54 comma 7 del Regolamento Ivass 40/2018.
• Registrazione dell’anticipazione effettuata per conto dell’assicurato nella contabilità agenziale (prima nota o libro giornale) con apertura di una posta di credito verso clienti
• Comunicazione scritta all’assicurato dell’anticipazione del premio effettuata a suo favore a titolo gratuito (questo per evitare di ricondurre – in sede di eventuali controlli –  l’operazione ad una possibile, anche se improbabile, attività finanziaria a titolo oneroso)
• Pagamento successivo del premio da parte dell’assicurato a credito del conto separato
• Eventuale prelevamento da parte dell’intermediario dell’importo anticipato dal conto separato.
• Chiusura della posta di credito verso clienti in contabilità.

Come si evince dalla procedura sopra esposta è necessario procedere in modo che tutta l’operazione sia tracciabile e non sia possibile – da parte di un verificatore – equivocare sulla metodologia utilizzata, che deve avere carattere di assoluta trasparenza.