L’archivio documentale dell’intermediario

Gli intermediari nel 2021. Le nuove disposizione dell’Ivass in pillole

a cura di Enzo Furgiuele

Uno degli obblighi per l’intermediario assicurativo del Regolamento Ivass 40/2018 riguarda la conservazione della documentazione.

Ritengo opportuno soffermarmi su questo adempimento normativo in quanto l’Ente di vigilanza da qualche tempo attua verifiche cartolari a distanza, richiedendo agli intermediari di presentare entro 10 giorni alcuni documenti inerenti la loro attività di distribuzione.

La presenza di un archivio ben organizzato risulta, in questa circostanza, quasi indispensabile per ottemperare alle richieste dell’Ivass nei tempi richiesti.

Quali sono i documenti da conservare?

  1. Conferimenti di incarico e accordi per lo svolgimento dell’attività di distribuzione
  2. Contratti conclusi, compresa tutta la documentazione ad essi relativa
  3. Proposte di assicurazione e altri documenti sottoscritti dai contraenti
  4. Documenti relativi alle attività di formazione e di aggiornamento professionale.
  5. Elenco dei soggetti che, svolgendo per conto dell’intermediario l’attività di distribuzione assicurativa, sono compresi, in qualità di assicurati, nelle garanzie contrattuali della polizza di RC
  6. Documentazione relativa ai soggetti della rete distributiva di cui l’intermediario di primo livello si avvale (possesso del requisito di onorabilità)
  7. Documenti relativi al Pog distributore

Per quanto tempo si devono conservare?

Gli intermediari devono conservare la documentazione inerente le loro attività di distribuzione per la durata del rapporto e comunque per almeno cinque anni dalla sua cessazione.

Cosa si deve fare per essere conformi alla normativa?

Ritengo, anche in questo caso, che sia indispensabile per l’intermediario provvedere a realizzare un apposito “presidio organizzativo” prevedendo, nell’ambito della policy aziendale, una apposita procedura (scritta) conforme al dettato normativo e una successiva attività di verifica del rispetto della stessa.

Ciò per evitare che in caso di controlli da parte dell’autorità di vigilanza un eventuale inadempimento alla normativa – causato da un errore, sempre possibile – non sia considerato rilevante e di conseguenza non possa generare un procedimento sanzionatorio.

 

violazione

Leggi anche le precedenti pillole:

  1. Gli accordi di collaborazione tra intermediari
  2. Nuovo requisito per l’accesso all’attività di distribuzione assicurativa
  3. Le nuove disposizioni Ivass in pillole: eliminato l’adempimento relativo alla comunicazione di vigenza della RC professionale

  4. Provvedimento Ivass 97/2020: Le nuove modalità di informativa precontrattuale

  5. Provvedimento 97/2020: valutazione delle richieste ed esigenze del contraente

  6. Il “principio della rilevanza” della violazione nel procedimento sanzionatorio
  7. Le verifiche Ivass