IL VOSTRO QUESITO
Come agenzia raccogliamo denunce sinistri di diversa natura (cid attivi/passivi, incendio, furto, RCT ecc…), inviamo la documentazione agli uffici competenti di direzione tramite mail ed espletiamo i compiti che ci competono. Dei documenti che inviamo, per sicurezza facciamo fotocopie.
Domandiamo se, a sinistro definito, possiamo distruggere le copie che abbiamo fatto, compreso il modulo CID oppure se è previsto un termine di conservazione.
L’ESPERTO RISPONDE
L’articolo 57 del Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006 stabilisce che
“1. Gli intermediari, per almeno cinque anni, salvo diverso termine di legge, conservano la documentazione concernente 86: a) i conferimenti degli incarichi, gli accordi aventi ad oggetto lo svolgimento dell’attività di intermediazione ed eventuali procure; b) i contratti conclusi per il loro tramite e la documentazione ad essi relativa; c) le proposte di assicurazione e gli altri documenti sottoscritti dai contraenti”.
L’articolo 10 del Regolamento Ivass numero 8 del 3 marzo 2015 prevede: “1. Le imprese italiane e gli intermediari iscritti nel registro adottano procedure di conservazione dei documenti e delle comunicazioni previsti dai Capi II e III, anche facendo ricorso alla conservazione digitale di cui all’articolo 57, comma 4, del Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006, nel rispetto delle disposizioni attuative del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 in materia di conservazione di documenti informatici. 2. Le procedure di cui al comma 1 devono consentire di mantenere evidenza della scelta operata dal contraente e garantire l’ordinata e sollecita gestione delle comunicazioni intercorse tra le parti”.
Essendo la denuncia di sinistro un documento sottoscritto dall’assicurato (che di norma è anche il contraente) esse devono essere conservate per almeno cinque anni da quando siano state presentate in agenzia.
