LA FATTURAZIONE ELETTRONICA: IAssicur DBI e la gestione completa dei processi

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Autore: Diagramma
ASSINEWS 301 – ottobre  2018

Nello scorso numero di Assinews abbiamo affrontato uno dei temi centrali di IAssicur DBI: di tutte le funzionalità innovative fino ad ora trattate, il comune denominatore (nonché la loro naturale destinazione applicativa) è il workflow. Per sua natura applicabile a qualsiasi ambito aziendale, il workflow di IAssicur DBI mette finalmente ordine nei processi: non solo è in grado di monitorare le varie fasi di un processo, ma è anche in grado di compiere autonomamente i vari passaggi (ad esempio, predisporre direttamente il mandato esplorativo da far firmare al cliente, oppure inviare una email di sollecito alla compagnia).

In altre parole, il workflow permette di scandire il ritmo con cui vengono eseguite tutte le attività aziendali. Per usare una metafora, possiamo pensare al workflow come ad un direttore d’orchestra, il cui scopo è – ovviamente – quello di coordinare tutti gli strumenti a disposizione per produrre della buona musica.

Come dicevamo per il GDPR, uno dei pregi di IAssicur DBI – oltre all’innovazione – è quello di stare al passo con gli adeguamenti normativi. Salvo sorprese, dal 1 gennaio 2019 diventerà obbligatorio l’utilizzo della fattura in formato elettronico (e-fattura) anche per operazioni tra i soggetti con partita Iva.

Nella pratica, la Fatturazione Elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione. Gli attori coinvolti nel processo standard sono fondamentalmente tre: l’emittente, il ricevente e il Sistema di Interscambio nazionale (SdI).

Il passaggio è molto semplice in teoria: l’emittente comunica al proprio cliente (ricevente) un codice univoco alfanumerico (tale codice verrà poi riportato nella fattura assieme alla tutti i dati rilevanti ai fini fiscali) e firma digitalmente la fattura; una volta firmata, la fattura arriva allo SdI (indirettamente, tramite gli intermediari competenti) e ha il compito di verificare la correttezza del formato e la completezza dei dati: in caso di accettazione, lo SdI – tramite il codice univoco – provvede ad inviare la fattura al cliente; in caso di non accettazione, lo SdI invierà un messaggio di scarto o di conferma all’emittente (entro cinque giorni dall’invio).

A livello di ordinaria amministrazione, non ci sono particolari cambiamenti nella gestione del processo: il fornitore emette le fatture (le contabilizza contestualmente) come d’abitudine – la fattura elettronica si considera emessa alla data indicata nella fattura stessa, indipendentemente dall’effettiva trasmissione allo SdI (che deve comunque avvenire entro le 24h) e il cliente la contabilizza all’arrivo del flusso XML accettato.

Nel caso in cui l’Agenzia invalidi il file, la fattura si considera non emessa e l’emittente ha due strade percorribili: procedere ad un nuovo invio della fattura entro i 5 giorni successivi alla comunicazione di scarto, con medesimo numero e data; oppure, emettere un documento con nuovo numero e data (per il quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata dallo SdI) e successivamente stornarla con variazione contabile interna (senza trasmissione allo SdI).

Uno dei problemi evidenti è, però, l’invio effettivo della fattura all’SdI. Ed è proprio su questo punto che IAssicur DBI da il suo maggiore contributo all’intero processo di fatturazione elettronica. Ancora una volta IAssicur gestisce in totale autonomia tutti i passaggi. Innanzitutto mette in relazione emittente, ricevente e SdI tramite un portale (Hub) esposto in internet e accreditato dall’Agenzia delle Entrate come interlocutore valido: ciò rende totalmente superflua l’intermediazione da parte di altre figure, come i commercialisti o i portali di terze parti; garantisce al broker, essendo IAssicur perfettamente integrato nel sistema, il giro completo di tutte le fatture – sia attive che passive – in modo trasparente per l’utente.

IAssicur non si ferma qui: tramite il workflow corrispondente, il broker potrà tenere sotto controllo l’intero processo di fatturazione elettronica. Dall’emissione della fattura, all’invio allo SdI, fino alla validazione o meno del flusso: IAssicur DBI gestisce – anche graficamente – tutta la catena di trasmissione e ricezione. In pratica, il broker emetterà la fattura come d’abitudine – ma, anziché inviare il pdf prodotto al cliente (che potrà essere comunque inviato, ma solo come copia di cortesia), il sistema produrrà in automatico il formato XML corrispondente per quel documento.

A questo punto, il sistema comincia a gestire il giro dei flussi in modo da tenere aggiornato il broker sull’esito di validazione; reportistica e stato della fatturazione da una parte, elenco degli errori ed eventuali correzioni dall’altra: il modulo di fatturazione automatica smaltisce il 95% del lavoro amministrativo dell’azienda. Al Broker non resta che aspettare che il cliente paghi.