IL VOSTRO QUESITO
A causa dell’enorme avvicendamento dei contratti RC auto, dovuti dalle richieste di mercato, i nostri archivi cartacei sono al collasso; fino ad ora abbiamo trattenuto, per ogni cliente, la documentazione.
Chiediamo un vostro parere in merito per quanti anni siamo obbligati alla conservazione di tale documentazione.
L’ESPERTO RISPONDE
In linea di massima l’articolo 2220 del codice civile, che stabilisce precise norme sulla conservazione delle scritture contabili, dispone che: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.- Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.”; sotto tale aspetto gli intermediari devono conservare giornali cassa e documenti ad essi riconducibili e quindi anche, in via teorica, i contratti assicurativi emessi in relazione a dette scritture contabili, per un decennio.
Per quanto attiene l’attività di mera intermediazione assicurativa, l’articolo 57 del Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006 stabilisce che “1. Gli intermediari, per almeno cinque anni, salvo diverso termine di legge, conservano la documentazione concernente 86: a) i conferimenti degli incarichi, gli accordi aventi ad oggetto lo svolgimento dell’attività di intermediazione ed eventuali procure; b) i contratti conclusi per il loro tramite e la documentazione ad essi relativa; c) le proposte di assicurazione e gli altri documenti sottoscritti dai contraenti;”.
L’articolo 10 del Regolamento I.V.ASS. n. 8 del 3 Marzo 2015 prevede “1. Le imprese italiane e gli intermediari iscritti nel registro adottano procedure di conservazione dei documenti e delle comunicazioni previsti dai Capi II e III, anche facendo ricorso alla conservazione digitale di cui all’articolo 57, comma 4, del Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006, nel rispetto delle disposizioni attuative del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 in materia di conservazione di documenti informatici. 2. Le procedure di cui al comma 1 devono consentire di mantenere evidenza della scelta operata dal contraente e garantire l’ordinata e sollecita gestione delle comunicazioni intercorse tra le parti.”.
Poiché il regolamento I.S.V.A.P. n. 5/2006 al comma 2bis dell’articolo 49, come inserito dall’articolo 12 del Regolamento IVASS n. 8 del 3 Marzo 2015, prevede che “2bis. In caso di rinnovo o di stipula di successivi contratti con lo stesso intermediario, i documenti di cui alle lettere a) e a bis) del comma 2 sono consegnati o trasmessi solo qualora vi siano variazioni delle informazioni in essi contenute”, evidentemente, se vi siano state sostituzioni o rinnovi contrattuali di polizze stipulate nel quinquennio precedente (e così via a ritroso), sarà necessario trattenere tali documenti dalle polizze che si desidera cestinare, per essere tranquilli per quanto attiene eventuale controllo da parte di I.V.ASS.; per quanto attiene, invece gli obblighi di conservazione dei documenti contabili, potrebbe essere utile conservare tale documentazione appunto per un decennio.