Il WORKFLOW: la vera rivoluzione nella gestione aziendale

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Nei numeri precedenti di Assinews abbiamo approfondito, mese per mese, alcune delle principali funzionalità di IAssicur DBI. Come ciclicamente accade dal 1984, il 2018 ha rappresentato una tappa significativa nell’evoluzione tecnologica al servizio dei broker assicurativi: dalle dashboard personalizzabili alla riconciliazione bancaria degli incassi, dalla firma digitale alla archiviazione documentale a norma, passando per gli innumerevoli pregi del nuovo CRM e della indipendenza dal data base. Quello che ancora non abbiamo visto è il comune denominatore di tutte queste innovazioni tecnologiche e la loro naturale destinazione applicativa: il workflow.

Dott. Rossi (Gabriele Rossi, Ceo Diagramma, ndr.), ci spieghi cos’è e a cosa serve il workflow.

Il workflow è la base di una efficiente organizzazione e può essere definito come la sequenza dei vari stati che caratterizzano un determinato processo: per questo motivo è applicabile a qualsiasi ambito aziendale che necessiti di monitoraggio e azione. Rispetto ad un broker assicurativo, il workflow è fondamentalmente applicabile alle attività di sviluppo commerciale, alla gestione tecnica del portafoglio, al controllo degli incassi, alla gestione dei sinistri, ma anche alla gestione dei vari adempimenti legati alle nuove normative come il GDPR e l’IDD. L’adozione o meno di un software gestionale in grado di gestire in modo attivo il workflow ritengo rappresenti oggi la principale differenza qualitativa di una qualsiasi organizzazione. Così come le dashboard consentono di controllare in modo efficiente qualunque aspetto dell’azienda, i workflow consentono di gestirla.

Cosa intende esattamente per gestione attiva del workflow?

Il workflow può essere utile anche solo da un punto di vista descrittivo, quindi passivo rispetto ai cambiamenti di stato dei vari processi aziendali. Ma, naturalmente, il vero salto qualitativo avviene solo quando il software che gestisce il workflow è in grado di essere attivo rispetto al processo.

Può farci un esempio pratico?

Certamente. All’interno di un CRM efficiente, ad esempio, sono molti i passaggi di stato che necessitano di azioni: la preparazione dei moduli autorizzativi da far firmare al cliente, il controllo che questi moduli siano stati restituiti firmati, l’invio delle richieste di quotazione alle compagnie, l’eventuale sollecito alla compagnia di una quotazione in ritardo, ecc. IAssicur DBI non solo è in grado di tracciare in che stato è il singolo processo e avvertire dei vari passaggi da effettuare (workflow passivo) ma è anche – e soprattutto – in grado di compiere autonomamente i vari passaggi (ad esempio, predispone direttamente il mandato esplorativo da far firmare al cliente, oppure invia l’email di sollecito alla compagnia).

Una grande differenza rispetto al passato. Come mai uno strumento così importante come il workflow si è diffuso solo ora?

Come spesso accade nei grandi processi di trasformazione, ci vuole tempo perché una nuova tecnologia si affermi: è necessaria una certa dose di stratificazione, sia tecnologica sia culturale. Il passare da un controllo passivo a posteriori all’adozione di un software sufficientemente evoluto in grado di suggerire e scandire il tempo delle varie attività, non è un passaggio da poco.

Un vero e proprio salto qualitativo nella gestione aziendale.

Senza dubbio. Con l’introduzione del workflow, non solo si risparmia tempo e si tiene sotto controllo qualsiasi attività in corso, ma si mette finalmente ordine nei processi aziendali. Così come l’introduzione delle dashboard ha portato – ormai da oltre un anno – ad un miglioramento radicale nel lavoro dei nostri clienti, ancora di più l’introduzione del workflow sta permettendo un salto qualitativo senza precedenti. In altre parole, il workflow permette di scandire il ritmo con cui vengono eseguite tutte le attività aziendali. Per usare una metafora, possiamo pensare al workflow come ad un direttore d’orchstra, il cui scopo è – ovviamente – quello di coordinare tutti gli strumenti a disposizione per produrre della buona musica.