IAssicur DBI e la conservazione digitale a norma dei documenti

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Nello scorso numero di maggio, ci siamo occupati di affrontare il delicato tema del GDPR, il nuovo Regolamento Generale sulla Protezione dei dati Personali che è entrato ufficialmente in vigore il 25 maggio passato. La ratio del GDPR è, in poche parole, quella di restituire ai cittadini il controllo dei propri dati personali, “semplificando” e rendendo omogenee le svariate normative sulla privacy presenti all’interno dei confini europei. Come dicevamo, uno dei pregi di IAssicur è – oltre all’innovazione tecnologica – la capacità di stare al passo con i continui adeguamenti normativi in vigore: tracciabilità completa delle operazioni, immodificabilità dei LOG, portabilità dei dati, gerarchie di accesso granulari e controllo univoco degli accessi sono solo alcune delle caratteristiche che rendono IAssicur DBI perfettamente compliant al nuovo regolamento.

IAssicur si allinea perfettamente ad un’altra legge decisamente attuale, ovvero la possibilità di una Conservazione Digitale a Norma dei documenti: in breve, quel processo “disciplinato” che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo – nei casi previsti dalla norma – di distruggere l’originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. L’obiettivo è quello di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di tutti i documenti aziendali. La sostituzione dei documenti cartacei in formato digitale è possibile grazie ad un semplice processo di conservazione, in cui le variabili contenuto e tempo sono aspetti essenziali. In altre parole, possiamo dire che la valenza legale di forma viene mantenuta grazie a due strumenti imprescindibili:

a. la firma digitale: una firma elettronica che si applica ai documenti informatici, esattamente come la firma tradizionale (autografa) viene apposta su quelli cartacei

b. la marca temporale: una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare l’effettivo avvenimento di una attività e o un evento.

Il processo generale è molto semplice: il documento (digitale dall’origine o scansionato) viene dapprima archiviato – memorizzato – su un supporto idoneo (es. sistema documentale, CD) e successivamente sostituito da quello digitale, rendendo possibile liberarsi della copia cartacea. I vantaggi di questa operazione sono evidenti: dalla rapidità nel reperimento dei documenti – e delle informazioni in essi contenute – alla maggior efficienza della gestione interna dei passaggi, fino al miglioramento esponenziale sul controllo dei processi di emissione e archiviazione, rendono il Modulo di Conservazione Digitale un vero salto qualitativo nello svolgimento del lavoro quotidiano. Altrettanto evidente è la riduzione dei costi associati (diretti ed indiretti) in termini di spazio dedicato all’archivio e di tempo occupato dal personale di riferimento: chiunque gestisca un archivio cartaceo è perfettamente consapevole delle ore “perse” per l’archiviazione e il ritrovamento dei documenti e della continua mancanza di spazio che questo particolare tipo di lavoro necessita.

Il Modulo di Conservazione Digitale in IAssicur DBI prevede il trasferimento dei documenti definiti dall’utente al provider di conservazione digitale prescelto e la ricezione da quest’ultimo dei flussi di ritorno: ciascun documento viene associato ad uno stato che ne identifica l’avanzamento e che viene modificato automaticamente in base all’operazione svolta: 

 

  1. Stato: “Da conservare”. Il processo, a questo stadio, consiste nell’emissione e nella registrazione dei documenti (sia nuovi che vecchi, definiti dall’utente, anno per anno) da inviare in conservazione e può avvenire, come per tutte le funzioni di IAssicur, in modalità automatica o in modalità manuale: all’utente basterà selezionare il tipo di documenti che intende trasmettere (libri mastri e giornali, fatture di consulenza, ecc.) e confermare la procedura – controllabile tramite il relativo file dei LOG. Una volta terminato il processo, i documenti autorizzati all’invio verranno passati allo stato successivo.
  2. Stato: “Autorizzato all’invio in conservazione”. Tramite una semplice funzione, è possibile autorizzare ed elaborare i documenti contenuti nell’archivio Conservazione: l’utente potrà visionare tramite le classiche tabelle di IAssicur, l’elenco dei documenti autorizzati e pronti per essere trasmessi al provider di conservazione.
  3. Stato: “Inviato in conservazione”. In questa fase, vengono raggruppati tutti i documenti dello stato b. in base alla tipologia e, successivamente, viene generato un file “guida” – a partire dalla tabella Conservazione, filtrando i documenti che si trovano nello stato precedente – contenente le informazioni del documento. Solo a questo punto si inviano i pacchetti al provider della conservazione e si passa allo stato successivo.
  4. Stato: “Conservato digitalmente” o “Non conservato”. L’acquisizione del flusso comporta il passaggio all’ultimo stato: “conservato digitalmente” se la procedura va a buon fine, “non conservato” in caso di eventuali problemi. Per quest’ultimo caso, ovviamente e in pieno stile IAssicur, verrà riportato il tipo *esatto di errore relativo al record “incriminato” in una apposita tabella riepilogativa.