L’ANGOLO DELLA COMPLIANCE PER LE IMPRESE E PER GLI INTERMEDIARI

Autore: Enzo Furgiuele
ASSINEWS 385 – Maggio 2026

obblighi informativi

Una delle attività che l’IVASS svolge nell’ambito del suo ruolo istituzionale è la verifica di comportamento degli intermediari iscritti al Registro. Può essere effettuata a distanza (off-site) o in presenza (in-site), a cura del Servizio Vigilanza condotta di mercato dell’Authority assicurativa. La previsione normativa del potere di verifica si trova nel Codice delle assicurazioni (Cap), che affida all’IVASS la funzione di vigilanza del mercato. Le verifiche in presenza sono meno numerose di quelle effettuate con controlli a distanza senza accesso fisico presso l’intermediario. Queste ultime sono comunque molto accurate; vengono infatti richiesti dal Servizio di Vigilanza diversi documenti relativi alla gestione e al comportamento dell’intera struttura di distribuzione assicurativa. Abbiamo reperito una recente richiesta di verifica documentale rivolta ad un intermediario per verificare l’osservanza della normativa POG del distributore.

Art. 5 del CAP (AUTORITÀ DI VIGILANZA)

L’IVASS svolge le funzioni di vigilanza sul settore assicurativo mediante l’esercizio dei poteri di natura autorizzativa, prescrittiva, accertativa, cautelare e repressiva previsti dalle disposizioni del presente codice.

Art. 189 del CAP (POTERI DI INDAGINE)

  1. L’IVASS può chiedere informazioni, ordinare l’esibizione di documenti ed il compimento di accertamenti e verifiche ritenute necessarie, rivolgendo la richiesta ai destinatari della vigilanza (intermediari di assicurazione e riassicurazione) … omissis
  2. L’IVASS può effettuare ispezioni presso … [omissis] … gli uffici degli intermediari di assicurazione e di riassicurazione …[omissis].

Il presidio organizzativo obbligatorio

Ho descritto spesso nei miei precedenti interventi l’importanza per l’intermediario assicurativo di realizzare i presidi organizzativi.

La presenza dei presidi viene considerata dall’Ivass, come pre cisato nel CAP e nel Reg. IVASS 39/2018, un elemento discriminante, in caso di inadempimento normativo, per l’inizio di un procedimento sanzionatorio.

Questo vale in linea generale, in quanto non c’è l’obbligo regolamentare di realizzare i presidi (l’insieme delle procedure scritte e delle attività di audit delle stesse), ma è fortemente raccomandato.

Tranne che in un caso. La normativa POG, infatti, prevede l’obbligo per il distributore di redigere – ed aggiornare periodicamente – un documento con i meccanismi di distribuzione dei prodotti finalizzato ad evitare pregiudizi per il cliente e a garantire che i suoi obiettivi e i suoi interessi siano tenuti in considerazione.

Il presidio POG deve prevedere procedure finalizzate dall’intermediario a:

  • ottenere dal soggetto che realizza il prodotto (la compagnia) tutte le informazioni necessarie sui prodotti assicurativi da offrire ai clienti
  • comprendere pienamente tali prodotti
  • distribuire il prodotto in modo corretto nell’ambito del mercato di riferimento Questo documento deve essere reso disponibile al personale addetto e deve essere tenuto a disposizione dell’Ivass.

Un esempio di vigilanza documentale sugli obblighi relativi alla POG distributore

Esaminiamo una verifica documentale dell’IVASS ad un intermediario in merito all’osservanza delle regole e degli obblighi connessi alla Product Oversight and Governance (POG), come previsto dal Reg. IVASS 45/2020.

L’Ivass richiede all’intermediario – nel caso in esame – l’invio della seguente documentazione:

1. Una relazione con “focus” specifico sui seguenti aspetti:

  1. struttura organizzativa, con la descrizione dell’organigramma aziendale (funzionale, non gerarchico), specificando ruoli, funzioni e deleghe degli organi societari coinvolti nel processo di approvazione, esecuzione, monitoraggio e controllo dei meccanismi di distribuzione
  2. elenco delle compagnie con cui sussistono accordi diretti di libera collaborazione (se l’intermediario è un broker) ed elenco di quelle con cui ha un rapporto attraverso la collaborazione orizzontale
  3. composizione, organizzazione e remunerazione della rete di vendita, ivi inclusi i dipendenti addetti alla distribuzione e i collaboratori iscritti in sezione E del RUI, specificando le modalità di interazione con i clienti.
  4. policy aziendale adottata per evitare conflitti di interesse.

2. Elementi informativi per ciascun prodotto assicurativo distribuito in un esercizio preso come riferimento temporale:

  1. nome commerciale del prodotto e del soggetto produttore (l’impresa di assicurazione)
  2. se è un prodotto assoggettato alla normativa POG
  3. numero di polizze distribuite d. premi totali incassati e. provvigioni percepite

3. Un’ulteriore relazione sui presidi realizzati per i tre prodotti con volume di distribuzione più elevato nell’esercizio di riferimento precisando:

  1. le procedure adottate per distribuire i prodotti ai clienti rientranti nel mercato di riferimento “positivo” identificato dal produttore e per inibirne la distribuzione nel mercato di riferimento “negativo”.
  2. l’eventuale identificazione del mercato di riferimento “effettivo” ridefinito dall’intermediario e comunicato alla compagnia
  3. le azioni effettuate per comprendere le caratteristiche dei prodotti e il relativo mercato di riferimento
  4. i questionari Demands & Needs utilizzati per acquisire le informazioni per valutare se i 3 prodotti selezionati siano adeguati alle esigenze e alle richieste dei clienti, precisando se sono forniti dalla compagnia
  5. le modalità utilizzate per lo scambio di flussi informativi con le compagnie sui prodotti per ottenere e trasmettere le informazioni rilevanti in merito alla conoscenza dei prodotti distribuiti e al mercato di riferimento individuato.
  6. la copia dell’accordo con la compagnia sui flussi informativi (art.10 Reg. IVASS 45/2020) e della documentazione ricevuta dalla stessa negli ultimi 2 anni per ciascuno dei 3 prodotti
  7. la modalità di comunicazione delle informazioni sui prodotti alla propria rete di vendita e copia delle istruzioni fornite, comprese quelle per ricevere le informazioni di ritorno (art.16, Reg. IVASS 45/2020)
  8. le modalità per identificare un’eventuale sopravvenuta inadeguatezza del prodotto al mercato di riferimento che possa recare pregiudizio ai clienti, specificando se tale circostanza si sia verificata negli ultimi 2 anni
  9. le verifiche (audit) predisposte per monitorare le precedenti procedure dei meccanismi di distribuzione, precisando la disponibilità e l’utilizzo di indicatori di eventuali anomalie.

La documentazione richiesta dall’Ivass in visione

Risulta evidente che diverse informazioni richieste (vedi il punto 1 precedente) escono dal perimetro della stretta verifica degli adempimenti POG distributore.

Si riferiscono infatti più in generale all’organizzazione dell’intermediario: organigramma, struttura organizzativa, composizione e tipo di remunerazione della rete di vendita secondaria. Informazioni che – così riteniamo – l’IVASS richiede in occasione di ogni verifica documentale da remoto.

Ci risulta che il Servizio Vigilanza Mercato dell’Ivass richieda agli intermediari di esaminare non solo la documentazione relativa al POG distributore, ma anche quella di altri adempimenti regolamentari, tipo:

  • Copia della polizza di RC professionale relativa ad anni precedenti a quello dell’invio della richiesta
  • Attestati di positiva frequenza ai corsi di aggiornamento professionale degli ultimi anni che certifichino lo svolgimento delle ore previste dalla normativa di cui al Reg. IVASS 40/2018
  • Contrattualistica utilizzata nella relazione con i collaboratori Molto probabilmente l’elenco è riduttivo rispetto alle effettive richieste di verifica documentale.

Conclusione

L’IVASS solitamente richiede all’intermediario l’invio della documentazione richiesta entro dieci giorni. È difficile predisporre quanto richiesto in un tempo così breve se non si è già organizzato preventivamente il presidio con le procedure idonee a soddisfare l’adempimento normativo.

Un esempio concreto: i certificati di credito formativo che attestano il requisito della professionalità di tutti gli addetti alla distribuzione assicurativa. Non abbiamo precise informazioni al riguardo, ma riteniamo che possono essere oggetto di frequente verifica documentale da parte del Servizio Vigilanza mercato dell’Ivass.

Il requisito della professionalità è fondamentale per l’esercizio dell’attività di distribuzione assicurativa. I certificati di credito formativo sono l’elemento che attesta la sua continuità nel tempo.

È opportuno che l’intermediario presidi rigorosamente quest’obbligo normativo, predisponendo la raccolta, la verifica della regolarità formale e la conservazione delle certificazioni anno dopo anno per ciascun addetto alla distribuzione della rete secondaria, sia dipendenti che collaboratori.


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