In pubblica consultazione schema di Regolamento su semplificazione di procedure ed adempimenti nei rapporti tra compagnie, intermediari e clientela

L’IVASS ha posto in pubblica consultazione il lo schema di regolamento nr. 3/2014,  concernente la definizione delle misure di semplificazione delle procedure e degli adempimenti nei rapporti contrattuali tra imprese di assicurazioni, intermediari e clientela anche in attuazione dell’art. 22, comma 15 bis, del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito nella legge 17 dicembre 2012, n. 221.

Eventuali osservazioni, commenti e proposte possono essere inviate all’IVASS entro il 22 aprile 2014 al seguente indirizzo di posta elettronica: semplificazioni@ivass.it

La norma prevede che l’IVASS provveda, limitatamente al ramo assicurativo danni, alla definizione di misure di semplificazione delle procedure e degli adempimenti burocratici, con particolare riferimento alla riduzione degli adempimenti cartacei e della modulistica, nei rapporti contrattuali fra le imprese d’assicurazione, gli intermediari e la clientela, anche favorendo le relazioni digitali, l’utilizzo della posta elettronica certificata, la firma digitale e i pagamenti elettronici e on-line.

La finalità della norma è, pertanto, quella di realizzare una “semplificazione” sia mediante il ricorso all’innovazione tecnologica, che attraverso una riduzione degli adempimenti cartacei e della modulistica.

Questo intervento normativo ha fornito l’occasione per una rivisitazione dei Regolamenti vigenti in tema di intermediazione, trasparenza informativa e contratti a distanza, alla luce delle nuove istanze di “semplificazione”.

L’IVASS, a partire dal mese di marzo 2013, ha effettuato una serie di preconsultazioni con l’ANIA e con le principali Associazioni rappresentative degli intermediari assicurativi, finalizzate ad acquisire osservazioni e proposte e cogliere le esigenze delle categorie coinvolte dal provvedimento.

Sono stati evidenziati alcuni aspetti su cui concentrare le attività di “semplificazione” normativa: la necessità, per gli intermediari, di “ridurre” la documentazione da raccogliere in fase assuntiva e la possibilità di acquisirla una sola volta in caso di più contratti con la stessa impresa conclusi tramite il medesimo intermediario; la necessità di ridurre la copiosa documentazione che imprese e intermediari devono rilasciare in forma cartacea alla clientela nella fase pre-contrattuale e contrattuale, anche attraverso l’adozione di documenti informativi più sintetici ed efficaci che consentano una riduzione dei costi legati all’emissione ed alla stampa della documentazione.

Particolarmente proficui sono risultati anche gli incontri con le Associazioni dei consumatori, ritenuti necessari, trattandosi di materia che direttamente incide sui contraenti e sugli assicurati.

Le Associazioni dei consumatori hanno evidenziato che l’informazione pre-contrattuale è spesso di difficile comprensione e la copiosità che la caratterizza non favorisce l’effettiva conoscenza degli elementi salienti, caratterizzanti il contratto. Per altro verso, con riguardo alla digitalizzazione del rapporto contrattuale, sono state espresse preoccupazioni in ordine alla eventuale “irreversibilità” del rapporto da telematico a “tradizionale” (con scambio cartaceo di documentazione); è stata sottolineata l’importanza di mantenere facoltativa e revocabile la modalità on-line delle comunicazioni ed esclusa l’obbligatorietà per gli utenti di dotarsi di posta elettronica o di utilizzare la firma elettronica.

Anche tenendo conto dei contributi resi in occasione delle preconsultazioni, l’Istituto ha predisposto il presente schema di provvedimento che, contemperando le diverse esigenze, introduce, da un lato, misure riguardanti imprese ed intermediari tese a garantire ed incentivare l’uso di strumenti informatici, quali la posta elettronica certificata, la firma elettronica e quella digitale, i mezzi di pagamento elettronici; dall’altro a disciplinare le modalità di “digitalizzazione” del rapporto, in modo da salvaguardare la libertà di scelta del contraente e facendo salva, in ogni caso, la necessaria valutazione dell’adeguatezza del prodotto offerto ad opera dell’intermediario, attività prodromica a qualsiasi successivo contratto, tradizionale o informatico.

La rivisitazione dei Regolamenti ISVAP n. 5, sull’intermediazione assicurativa, n. 34, sulla vendita a distanza di prodotti assicurativi, e n. 35, sugli obblighi di informazione, mira a ridurre gli adempimenti burocratici ma anche a fornire al consumatore lo strumento per poter effettuare una prima valutazione rapida ed efficace del prodotto che si accinge ad acquistare mediante la consultazione, per i contratti relativi ai prodotti dei rami danni, di una apposita Scheda sintetica.

Quest’ultimo documento andrà ad integrare la documentazione informativa preesistente, racchiudendo in maniera sintetica e schematizzata i contenuti salienti del rapporto contrattuale.

Nello specifico, lo schema di provvedimento consta di otto Capi.

Il Capo I, contenente norme di carattere generale, si compone di tre articoli concernenti le fonti normative (art. 1), le definizioni adottate (art. 2), l’oggetto e l’ambito di applicazione del Regolamento (art. 3). Le disposizioni si applicano ai contratti di assicurazione per la copertura dei rischi ubicati sul territorio italiano, salvo il caso in cui il collocamento del contratto avvenga mediante tecniche di comunicazione a distanza; in tale circostanza, infatti, si applicano le specifiche disposizioni di cui al Regolamento ISVAP n. 34 del 2010.

Il Capo II reca “Disposizioni riguardanti imprese ed intermediari”. Si compone di tre articoli concernenti l’obbligo di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata (art. 4); l’incentivo ad avvalersi della firma elettronica avanzata, qualificata e della firma digitale per formare il contratto di assicurazione (art. 5); l’obbligo, per gli intermediari, di consentire ai clienti il pagamento dei premi assicurativi mediante carta di debito così come previsto dal decreto interministeriale 24 gennaio 2014 sui pagamenti elettronici1(art. 6). Il secondo comma dello stesso articolo prevede, inoltre, che le imprese e gli intermediari favoriscano la diffusione anche di altri strumenti di pagamento elettronico e on line.

Il Capo III contiene “Disposizioni in materia di trasmissione della documentazione in formato elettronico nella fase precontrattuale e in corso di rapporto” e si compone di quattro articoli. L’articolo 7 riguarda le modalità per acquisire dal contraente il consenso all’uso della posta elettronica per la trasmissione della documentazione. La procedura introdotta prevede che al primo contatto l’intermediario fornisca al cliente le informazioni precontrattuali stabilite dalla normativa, ossia qualifichi se stesso mettendo a disposizione del cliente l’allegato 7B al Regolamento ISVAP n.5, effettui le valutazioni sull’adeguatezza del prodotto offerto e faccia consultare il Fascicolo informativo. Il consenso reso dal cliente reca traccia di tali attività propedeutiche al successivo invio, via e-mail, dell’allegato 7B e del Fascicolo informativo. Il consenso è revocabile dal cliente, compatibilmente con la tipologia di prodotto acquistato (art. 8). La posta elettronica può essere utilizzata e il suo uso favorito, anche con riguardo alle comunicazioni infra-annuali, ai reclami ed alle richieste di informazioni dei clienti. Va, altresì, favorito l’uso dello strumento elettronico nelle relazioni e comunicazioni intercorrenti tra imprese e intermediari, anche con riguardo alla documentazione precontrattuale e contrattuale da consegnare ai clienti, posta la necessità di accrescere l’efficacia, la tempestività e l’economicità delle stesse (artt. 9 e 10).

Il Capo IV recante “Disposizioni in materia di conservazione e richiesta di documenti” conferma anche per i contratti formati in modalità elettronica o per gli scambi di corrispondenza avvenuti on-line la possibilità di conservazione digitale, già prevista dal Regolamento ISVAP n. 27 del 2008 (art. 11). E’ previsto, inoltre, che le imprese non richiedano al contraente documentazione già in loro possesso, per effetto di un preesistente rapporto contrattuale, purché i predetti documenti siano ancora in corso di validità. Tali documenti, se non acquisiti in copia in relazione al nuovo contratto, devono, in ogni caso, essere di immediata reperibilità (art. 12).

I Capi V, VI e VII introducono modifiche e integrazioni ai Regolamenti ISVAP n. 5 del 2006, n. 34 del 2010 e n. 35 del 2010.

Le modifiche al Regolamento ISVAP n. 5, contenute nell’articolo 13, sono tese a ridurre gli adempimenti burocratici in capo agli intermediari. L’allegato n. 7A, ossia la “Comunicazione informativa sugli obblighi di comportamento”, viene affisso nei locali dell’intermediario e non più consegnato brevi manu per ogni contratto. L’allegato n. 7B, contenente le informazioni generali sull’intermediario, sulle situazioni di potenziale conflitto di interesse e sugli strumenti di tutela del contraente, va consegnato al cliente una sola volta, a prescindere dal numero dei contratti da questo sottoscritti e salvo che non vi siano modifiche dei dati ivi contenuti.

Il Capo VI, articolo 14, introduce alcune modifiche al Regolamento ISVAP n. 34 in tema di promozione e collocamento a distanza dei contratti di assicurazione. E’ stato inserito, nell’ambito delle definizioni, il concetto di “polizza” quale documento probatorio del contratto. Pur permanendo il diritto dell’assicurato di richiedere, anche per i contratti a distanza, l’invio su supporto cartaceo della documentazione e la modifica della tecnica di comunicazione, è stato eliminato il riferimento alla necessaria “non onerosità” dell’operazione. Ciò in linea con la finalità di incentivare l’uso dello strumento elettronico nei rapporti tra imprese, intermediari e contraenti che questo Regolamento persegue. E’ stato riformulato, con finalità di maggior chiarezza, il contenuto dell’articolo 8, comma 2, lettera c).

Il Capo VII, articolo 15, introduce modifiche al Regolamento ISVAP n. 35 concernente la disciplina degli obblighi di informazione e della pubblicità dei prodotti assicurativi e lo integra con un nuovo Allegato, il n. 10, recante lo schema di una Scheda sintetica.

La disposizione, limitatamente ai prodotti dei rami danni, introduce un nuovo documento volto a fornire al contraente un’informazione di immediata fruibilità sulle caratteristiche, sulle garanzie, sui costi presenti nel contratto. Tale Scheda sintetica si aggiunge al contenuto del Fascicolo informativo.

Lo schema proposto non è rigido e le informazioni ivi contenute possono e devono essere integrate dall’impresa con ogni altro elemento necessario ad “illustrare” il prodotto nei suoi elementi salienti, in modo chiaro ed efficace.

Infine il Capo VIII, articoli 16 e 17, contiene le disposizioni inerenti alla pubblicazione ed all’entrata in vigore.

Tenuto conto dell’impatto organizzativo legato alla predisposizione dell’infrastruttura tecnologica, è stato previsto un periodo di tre mesi dall’entrata in vigore del Regolamento per gli intermediari per adempiere all’obbligo di dotarsi di posta elettronica certificata e degli strumenti di pagamento elettronico. Lo stesso lasso temporale è ritenuto congruo per consentire alle imprese di predisporre la Scheda sintetica e metterla a disposizione dei clienti.

Quanto all’impatto del Regolamento, esso riguarda per lo più l’attività amministrativa di imprese e intermediari. A fronte di un iniziale onere derivante dall’acquisizione degli strumenti di posta elettronica certificata e di pagamento elettronico (oltre che, eventualmente, dalla diffusione della firma elettronica), è attesa una significativa riduzione dei costi nello svolgimento complessivo dell’attività. Detto vantaggio si esprime in termini di risparmio economico (riduzione della carta stampata, semplificazione delle modalità di archiviazione, etc.); ottimizzazione delle risorse da destinare allo sviluppo della vendita piuttosto che ad attività meramente amministrative e burocratiche; rapidità ed efficacia nelle comunicazioni con i clienti e, in definitiva, miglioramento del rapporto dialogico tra le parti.

Con specifico riguardo ai sistemi di pagamento, il presente schema di Regolamento recepisce quanto già previsto dall’art. 15, comma 5, del decreto legge qui in attuazione e dalle relative norme disposte con decreto ministeriale.

Con riferimento alla Scheda sintetica di cui al nuovo Allegato 10 del Regolamento ISVAP n. 35, l’onere rappresentato dall’obbligo di predisposizione e consegna si giustifica con l’esigenza di garantire al cliente una informazione più chiara e di immediata fruibilità che gli consenta di operare scelte più consapevoli.