Una lente sul DBI la Riconciliazione Bancaria degli Incassi

Notizia sponsorizzata

Il 22 gennaio si è affacciato sul mercato assicurativo il nuovo
software di Diagramma, IAssicur DBI: maggiori potenza e velocità
di esecuzione fanno da cornice a decine di nuove funzioni. Il precedente
numero di Assinews è stato accompagnato dalla brochure di
riferimento, un folder sintetico di presentazione delle principali
caratteristiche del nuovo software. I numeri successivi saranno dedicati,
di mese in mese, all’approfondimento di alcune tra le funzioni
più innovative: una vera e propria lente di ingrandimento sul ricco e
complesso mondo DBI. Business intelligence, automazione dei processi
e gestione dei workflow, sono solo alcuni degli aspetti che
rendono il nuovo gestionale di Diagramma uno strumento indispensabile
al completo controllo della situazione aziendale

 

Vedi la videopresentazione di IAssicur DBI

 

“Buongiorno Dott. Pasta (Responsabile Software di Diagramma, n.d.r), come vi è venuta lidea di un modulo così specifico come quello di Riconciliazione Bancaria degli Incassi?”
Uno dei compiti più onerosi e delicati all’interno di un’azienda è quello della riconciliazione degli estratti conto bancari. A seconda delle dimensioni della struttura, ogni ufficio amministrativo ha, in media, dalle due alle cinque persone preposte al controllo e alla quadratura delle partite contabili. La sfida è stata proprio quella di agevolare, rendendo il più possibile preciso ed automatico un lavoro così oneroso, sia in termini di mole sia in termini di concentrazione richiesta dagli operatori.

“Conciliare algoritmi molto astratti e realtà (così) pratica non è semplice. Ci siete riusciti?”
Direi proprio di sì. Il Modulo di Riconciliazione Bancaria degli Incassi è un potente strumento di supporto all’operato- re contabile che permette di smaltire ore ed ore di lavoro e, naturalmente, di fatica. Un po’ come quando si è passati dal fare i conti a mano alla calcolatrice digitale: l’obiettivo di qualsiasi software house dovrebbe essere proprio quello di rendere il più semplice ed intuitivo possibile il lavoro giornaliero grazie alla potenza del software integrata nei gestionali.

“I lavoratori di tutto il mondo ve ne sono immensamente grati. Adesso però mi spieghi nella pratica come funziona questo modulo.”
In pratica è molto semplice: il modulo legge l’estratto conto bancario scaricato tramite home banking e lo confronta con i dati di contabilità del periodo di riferimento presenti in IAssicur. A quel punto, abbina automaticamente i movimenti in base ad importo, data e descrizione inserita nella causale di versamento e comincia così il suo lavoro di quadratura. Il bello è che il modulo non solo è in grado di riconoscere gli abbinamenti “perfetti” – in cui l’importo è esatto, la data è coincidente e la causale è scritta in modo comprensibile – ma riesce ad abbinare anche transazioni, sia singole sia a gruppi, con informazioni parziali o causali di movimento scritte in modo incompleto o addirittura con errori, ad esempio col nome del pagatore scritto male.

“Il ruolo del contabile, a questo punto, quale sarebbe?”
Totalmente invariato rispetto a prima, sebbene potenziato sia a livello di smaltimento del lavoro manuale sia a livello di controllo: tutto ciò che il modulo fa è documentato in un report in formato Excel. Per facilitare la comprensione da parte dell’operatore che controlla il report, a fianco di ogni abbinamento sono indicati il grado di affidabilità – associato ad un colore specifico – e il ragionamento eseguito dal riconciliatore. In questo modo tutto viene tracciato ed il report è auto esplicativo. Comincia così una stretta collaborazione tra il contabile e il modulo di IAssicur: il file Excel, rivisto e corretto dal contabile, viene ridato “in pasto” a IAssicur, che allinea di conseguenza le scritture contabili. Questa operazione può avvenire a cicli successivi, con cui progressivamente si arriva a riconciliare tutte le transazioni del periodo di riferimento.

“In pratica, i due lavorano insieme sullo stesso file come colleghi di ufficio! Come si comporta il nuovo collega?”
Ad oggi, abbiamo messo alla prova il modulo di riconciliazione su decine di migliaia di transazioni in ambienti di produzione e la percentuale di successo non scende praticamente mai al di sotto del 94%. Questo significa che il 94% delle transazioni mensili viene riconciliata automaticamente e in modo corretto, mentre il restante 6% è dovuto prevalentemente a scritture mancanti in contabilità o ad errori veri e propri di pagamento da parte dei clienti.

“In tre parole, quali sono i vantaggi aziendali complessivi?”
La totale tracciabilità delle operazioni svolte, la drastica riduzione dei costi operativi e un netto miglioramento qualitativo dei controlli.

“E gli ambiti specifici di applicabilità?”
Sono molti e vanno dal mercato dei Broker e delle Compagnie di Assicurazione alle Banche, dal mercato della Grande Distribuzione all’E-Commerce. Limitandoci specificamente al mercato assicurativo, abbiamo – oltre alla verifica dell’E/C mensile e alla riconciliazione degli incassi – il controllo delle rimesse alle Compagnie e delle provvigioni da parte dei Broker e la validazione dei fogli cassa rispetto alle polizze emesse per le Compagnie.

“Mi sembra che ci siamo detti tutto. Un piccolo anticipo sul prossimo argomento?” Senza dubbio la Business Intelligence. Con IAssicur Data Base Independent e i nuovi strumenti a nostra disposizione, si stanno aprendo possibilità molto interessanti per l’analisi dei dati, sia in un’ottica di controllo dei margini sia in un’ottica previsionale.