Chiarimenti applicativi sulla disciplina della distribuzione assicurativa

Analisi dei chiarimenti IVASS riguardanti le regole per la distribuzione assicurativa

A cura di Enzo Furgiuele

obblighi informativi

Il 23 dicembre l’Ivass ha pubblicato sul suo sito istituzionale in Internet un documento, sotto forma di FAQ, con cui fornisce a intermediari e imprese alcuni chiarimenti riguardo alle regole per la distribuzione assicurativa.

Chiarimenti che sono conseguenti ad una serie di incontri tra l’Ivass stessa e le diverse associazioni di intermediari, di imprese e di consumatori.

Nelle FAQ non c’è nulla di nuovo nell’ambito regolamentare ma solo una serie di precisazioni, alcune delle quali però molto interessanti.

La notizia importante riguarda quanto affermato nel documento stesso circa l’intenzione dell’Ivass di fare un’ampia revisione del Regolamento 40/2018 e di altri regolamenti a questo collegato.

Si spera che le future modifiche normative annunciate possano portare al settore semplificazione e alleggerimento degli oneri che ora gravano pesantemente sugli intermediari.

È possibile scaricare il documento dell’Ivass al seguente indirizzo Internet: https://www.ivass.it/normativa/nazionale/secondaria-ivass/regolamenti/2021/FAQ_Distribuzione_assicurativa_Regg_40_41_45_e_provv_97.pdf

Ecco – per singoli punti – una sintesi delle FAQ appena pubblicate.

  1. Obbligo di registrazione telefonica nell’attività di distribuzione assicurativa a distanza

È confermato quest’obbligo solo se l’attività di intermediazione è organizzata per essere svolta interamente a distanza.

L’obbligo non sussiste se alcune fasi del processo di distribuzione avvengono in presenza.

L’Ivass afferma nella sua FAQ di aver avviato una “riflessione più ampia sulla disciplina delle registrazioni telefoniche e delle comunicazioni elettroniche valutando eventuali futuri interventi regolamentari”.

Confidiamo che in futuro venga ben chiarito il significato di organizzazione per la vendita a distanza che – almeno per ora – rimane piuttosto nebuloso.

In una precedente FAQ (marzo 2021), l’Ivass ha infatti precisato “che gli obblighi di registrazione di cui all’art.83 del Regolamento Ivass 40/2018 trovano applicazione anche se la conversazione e/o comunicazione è avviata su iniziativa del cliente, se la promozione e il collocamento del contratto avvengono interamente a distanza”.

In questo caso – nel caso cioè in cui l’iniziativa sia del cliente – l’attività di intermediazione deve essere comunque considerata come “organizzata” e quindi sussiste l’obbligo di registrazione delle conversazioni come affermato nella precedente FAQ anche se l’intermediario non ha affatto previsto e organizzato una procedura per la vendita a distanza?

Sembra quindi che il contenuto di questa FAQ confligga con quello della precedente del mese di marzo 2021: auguriamo che venga presto fatto un chiarimento su questo aspetto.

Confidiamo inoltre vivamente che la relazione con il cliente (comprese le comunicazioni) attraverso la videoconferenza possa essere equiparata a quella in presenza (vis a vis, come definita dall’Ivass), stante la possibilità di eguale interazione tra i due soggetti collegati in audio e video contestualmente.

Ciò consentirebbe rapporti tra intermediario e cliente più snelli e incentiverebbe l’utilizzo di strumenti di relazione moderni e performanti, utili per lo sviluppo del settore assicurativo, che tuttora sconta un sensibile ritardo in questo ambito.

  1. Conservazione della documentazione (Art.67 Reg.40/2018)

Confermando che l’obbligo di conservazione della documentazione comprende anche le registrazioni (file audio mp3 e/o file video mp4) e le comunicazioni elettroniche (e-mail) anche nel caso in cui al termine della trattativa il contratto non venga concluso (per i prodotti IBIPs), l’Ivass precisa che il termine minimo di cinque anni per la conservazione decorre dal giorno dell’ultima registrazione e/o comunicazione tra l’intermediario e il cliente.

  1. Gestione e controllo delle reti di distribuzione da parte delle imprese

Questa nuova FAQ introduce una importante precisazione per imprese e broker.

La normativa obbliga le imprese ad adottare politiche e procedure finalizzate a garantire il rispetto dei requisiti professionali, organizzativi, di onorabilità e in generale l’osservanza delle regole di comportamento da parte delle reti distributive.

Comprendendo in ciò anche i broker con cui le imprese hanno definito e formalizzato un rapporto di collaborazione.

L’Ivass precisa in proposito che la norma non legittima le imprese ad introdurre procedure pervasive nei confronti dei mediatori quali, ad esempio, interventi di tipo ispettivo per la verifica dei loro comportamenti durante le diverse fasi dell’intermediazione assicurativa.

L’ente di vigilanza precisa che il “controllo dei requisiti di professionalità e onorabilità può essere basato sulla diretta assunzione di responsabilità da parte dei broker mediante il rilascio alle imprese di dichiarazioni autocertificate”

  1. Relazione sul controllo della rete di distribuzione

Questa FAQ è rivolta esclusivamente alle imprese di assicurazione e riguarda le modalità e i tempi di invio della relazione all’Ente di vigilanza

  1. Documentazione precontrattuale di competenza delle imprese: modalità di consegna al contraente

Anche questa FAQ è rivolta esclusivamente alle imprese, e riguarda le diverse modalità di consegna o trasmissione delle informazioni contenute nel Set informativo ai clienti (CGA, Dip, Dip aggiuntivo).

La FAQ fa però riferimento, pur citando il Codice delle assicurazioni (Art.104-quater) soltanto a due modalità di consegna dei documenti.

Su supporto cartaceo o su altro supporto durevole non cartaceo (ad esempio la posta elettronica).

Non menziona invece – non si comprende il motivo –  la terza modalità precisata nel Cap, cioè l’utilizzo del sito internet per fornire al cliente le informazioni di cui al Regolamento Ivass 41/2018.

  1. Interruzione del rapporto di distribuzione (mandato di agenzia o lettera di incarico per broker e banche) con l’impresa in caso di grave inadempimento dell’intermediario alla normativa POG

L’Ivass precisa, a titolo di esempio, quali possono essere i “casi di maggiore gravità” che – ove siano reiterati nel tempo – possono generare la rescissione del contratto tra l’impresa e l’intermediario:

  • Distribuzione di prodotti assicurativi a clienti appartenenti al mercato di riferimento negativo individuato dall’impresa
  • Distribuzione di prodotti assicurativi (compresi quelli di investimento non complessi) a clienti che non appartengono né al mercato di riferimento né al mercato di riferimento negativo individuati dall’impresa se:
    • non sono adeguati alle esigenze e alle caratteristiche dei clienti stessi
    • non viene comunicata all’impresa la distribuzione al di fuori del mercato di riferimento
  • Distribuzione di prodotti assicurativi violando gli obblighi di comportamento di cui al Regolamento Ivass 45/2020.

L’Ivass, con questa FAQ, fa una sintesi – senza peraltro aggiungere nulla di nuovo né di maggiore dettaglio – del contenuto di alcuni commi di due articoli del Regolamento 45, l’art. 9 e l’art.11.

Fa però una importante precisazione, introducendo il concetto di “reiterazione” dell’inadempimento: se la violazione non è continuativa (reiterata nel tempo) non può essere considerata di “maggiore gravità”, tale dunque da generare la rescissione del contratto tra l’impresa e l’intermediario.

  1. Distribuzione di prodotti assicurativi commercializzati da imprese comunitarie che operano in Italia in regime di stabilimento o in LPS.

La FAQ fa riferimento al comma 6 dell’articolo 11 del Regolamento 45/2020, che introduce l’obbligo per l’intermediario che distribuisce contratti di imprese comunitarie a rispettare:

  • il Regolamento Ivass 45/2020
  • le norme europee ed italiane
  • le esigenze, le caratteristiche e gli obiettivi del mercato di riferimento effettivo individuato

La FAQ chiarisce che le norme europee e italiane da rispettare sono quelle indicate nell’elenco pubblicato sul sito dell’Ivass, dedicate agli intermediari stranieri e reperibili al seguente indirizzo Internet: https://www.ivass.it/normativa/nazionale/norme-int-gen/Norme_di_interesse_generale_intermediari.pdf )

Per quanto attiene alle regole POG che gli intermediari che distribuiscono prodotti di imprese comunitarie devono rispettare, la FAQ precisa che il divieto di distribuzione ai clienti che fanno parte del mercato di riferimento negativo si applica solo se l’impresa comunitaria ha identificato gruppi di clienti che hanno esigenze, caratteristiche ed obiettivi non compatibili con il prodotto assicurativo.

  1. Comunicazione all’impresa del mercato di riferimento effettivo definito dall’intermediario

L’Ivass conferma, con questa FAQ, che se il mercato di riferimento e il mercato di riferimento negativo per ciascun prodotto identificati dall’impresa (produttore) coincidono con il mercato di riferimento effettivo e con il mercato di riferimento negativo effettivo identificati dall’intermediario a seguito dell’analisi dei propri clienti, non è necessario inviare alcuna comunicazione all’impresa stessa.

La comunicazione si rende necessaria qualora in seguito i mercati identificati dall’impresa non dovessero più coincidere con quelli effettivi identificati dall’intermediario.

  1. È possibile non comunicare all’Ivass le partecipazioni e gli stretti legami qualora non siano impeditivi all’esercizio della vigilanza?

La FAQ conferma che senza una modifica del Cap (art.109, comma 4-sexies) l’Ivass non può eliminare l’obbligo di comunicazione se non sussistono le cause di impedimento alla vigilanza.

L’Ivass con l’occasione ricorda di aver pubblicato nel febbraio 2019 una FAQ con alcuni chiarimenti applicativi riguardo a quest’obbligo.

Il documento è reperibile al seguente indirizzo Internet: https://www.ivass.it/normativa/nazionale/secondaria-ivass/normativi-provv/2019/provv-84/Provvedimento_n._84_2018_Chiarimenti_applicativi.pdf

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